POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CALYPSO DEL CARIBE S. A.
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. MARCO NORMATIVO
La presente Política se realiza teniendo en cuenta las disposiciones contempladas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, según el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas; La Ley 1581 del 17 de octubre del 2012, en la cual, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015); El Decreto Reglamentario 1074 de 2015, CE No. 2 de 2015, el cual reglamenta la información mínima de que debe contener el RNBD y los términos y condiciones sobre los cuales se deben inscribir las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012, y demás disposiciones complementarias.
1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Estas políticas se aplican en el tratamiento de los datos de carácter personal que pueda recoger o tratar la sociedad CALYPSO DEL CARIBÉ S.A. Quien para efectos del presente documento se denominará CALYPSO DEL CARIBE o “LA COMPAÑÍA” en razón de la ejecución de contratos comerciales y en el desarrollo de su objeto social.
1.3. OBJETO
Por medio de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, al regular los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, y el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recolectado sobre ellas en bases de datos o archivos.
Dentro de los deberes se encuentra el de adoptar las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CALYPSO DEL CARIBE, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
1.4. DEFINICIONES
1.5. PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros que regirán los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos por parte de CALYPSO DEL CARIBE.
2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
2.1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS POR PARTE DE LA COMPAÑÍA
CALYPSO DEL CARIBE podrá directamente o a través de sus empleados, consultores y/o terceros encargados, recolectar, almacenar, administrar, procesar, suprimir, circular, transferir, transmitir, usar, conservar, ordenar, modificar, relacionar, evaluar, bloquear, destruir y, en general, procesar (el “Tratamiento”) los datos personales suministrados por parte de las personas naturales al momento de requerir nuestros productos o servicios, al momento de vincularse como cliente, proveedor, distribuidor, contratista, socio o al momento de vincularse como trabajador directo o indirecto de la Compañía. Así mismo, la Compañía podrá transferir o transmitir sus datos personales con las personas naturales o jurídicas con los cuales CALYPSO DEL CARIBE celebre contratos, convenios y/o alianzas dentro del giro ordinario de sus negocios. La Compañía únicamente recolectará los datos personales del Titular que sean pertinentes y adecuados, para la finalidad para la cual son requeridos. No se recogerán datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley, en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización.
2.2. AUTORIZACIÓN
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos personales que se requieran por parte de CALYPSO DEL CARIBE se debe contar con el previo, libre, expreso e informado consentimiento del titular de los datos, siempre y cuando la calidad del dato personal lo amerite. CALYPSO DEL CARIBE como responsable del tratamiento de los datos personales dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando que sea de posible verificación.
Todo dato personal obtenido sin que medie autorización previa deberá cumplir en todo caso con las disposiciones sobre tratamiento y acceso establecidas por la ley –artículo 10 inciso segundo de la ley 1581 2012.-
Al momento de la solicitud de autorización de tratamiento de Datos Personales del Titular, LA COMPAÑÍA procederá a informarle de manera clara y expresa:
2.3. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE AUTORIZACIÓN
La autorización puede ser otorgada por medio de un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. La autorización será emitida por CALYPSO DEL CARIBE y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, tal como lo establece la ley 1581 de 2012.
Con dicha autorización el titular de los datos personales es informado de: quien recopila los datos, que datos recopilan, para que se recopilan los datos, como puede ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de los datos personales suministrados.
Para la recolección de datos se usarán mecanismos tales como página web, aplicaciones tecnológicas de la Compañía, redes sociales, WhatsApp y demás medios de interacción que permitan sostener comunicaciones. Dichos procedimientos se realizarán cumpliendo con todo lo previsto en esta Política y en la ley vigente y aplicable.
2.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales realizado por CALYPSO DEL CARIBE, tendrá una finalidad legal y se destinará a las actividades que el titular exclusivamente autoriza. A continuación, se señalan las principales finalidades del tratamiento de datos personales por parte de la Compañía (sin limitarse):
Adelantar todas las gestiones requeridas para realizar la cobranza de las obligaciones y la recuperación de cartera tanto judicial como extrajudicialmente, incluida la realización de la notificación previa al reporte negativo que se debe hacer ante las centrales de información financiera y crediticia, para lo cual podrán ser utilizados los datos de contacto: teléfono fijo, celular -SMS-, e-mail y dirección física, los cuales autorizó el titular, quien también autorizó para que sean actualizados periódicamente, bien sea directamente o mediante la contratación de terceros que provean este servicio.
Los datos contenidos en las bases de datos de CALYPSO DEL CARIBE sólo serán utilizados para los propósitos aquí señalados (o para los que el titular autoriza expresamente) y por lo tanto LA COMPAÑÍA no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar las Bases de Datos Personales, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesaria con el fin de proveer nuestros servicios o productos; (iv) que sea requerida o permitido por la ley.
2.5. DATOS SENSIBLES
LA COMPAÑÍA tratará datos considerados como sensibles, únicamente cuando el Titular de estos autorice dicho tratamiento o en los casos, en que la ley determina que no se requiere dicha autorización.
En todo caso, cuando se requiera o pretenda obtener autorización para el manejo de datos sensibles, se informará cuáles de los datos que se recogerán se consideran como sensibles y que el Titular de estos no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2.6. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento o texto se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.6.1. Contenido del aviso de privacidad
El aviso de privacidad contiene la siguiente información:
2.7. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
CALYPSO DEL CARIBE adopta las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvieron las autorizaciones por parte de los titulares de datos personales y el tratamiento de estos, de cara a conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así mismo, conservará de manera física o electrónica, copia del cumplimiento del deber de información previamente mencionado, así como de la autorización o rechazo por parte del titular sobre la recolección y tratamiento de sus Datos Personales.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
De conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, La Compañía sólo realizará el Tratamiento de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando: i) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, ii) Asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, La Compañía deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
5. DEBERES DE CALYPSO DEL CARIBE
CALYPSO DEL CARIBE tiene presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares y que sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, así como se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
6. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Responsable: CALYPSO DEL CARIBE S.A.
Contacto: datospersonales@calypso.la
Dirección: Parque Industrial Tibitoc Bodega 44
Teléfono: 8697799
7. AREA RESPONSABLE Y ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS.
Las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas a:
CALYPSO DEL CARIBE S.A. al correo electrónico
datospersonales@calypso.la.
Según sea el caso, deberán someterse al siguiente procedimiento:
7.1. SOLICITUD DE ACCESO
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento. Así CALYPSO DEL CARIBE debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
7.2. CONSULTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CALYPSO DEL CARIBE garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CALYPSO DEL CARIBE garantiza:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
7.3. RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en este documento, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en él, o los formatos, que al efecto disponga el responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido a CALYPSO DEL CARIBE, ésta dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3.1. Procedimiento para la presentación de reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar a CALYPSO DEL CARIBE la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el titular previa acreditación de su identidad o su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los Medios habilitados por CALYPSO DEL CARIBE señalados en el aviso de privacidad y debe contener, como mínimo, la siguiente información:
CALYPSO DEL CARIBE tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y anexar la documentación que avale su petición. CALYPSO DEL CARIBE tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular.
CALYPSO DEL CARIBE podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados por medio del aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados. Para estos efectos CALYPSO DEL CARIBE podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tienen en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CALYPSO DEL CARIBE la eliminación de sus datos personales cuando:
Esto implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, base de datos o tratamientos realizados por CALYPSO DEL CARIBE. Es importante resaltar que este derecho del titular no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando, la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, cuando, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y si los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos, CALYPSO DEL CARIBE deberá realizar la supresión de una manera operativa que no permita la recuperación de esta información.
7.4. REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CALYPSO DEL CARIBE deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CALYPSO DEL CARIBE deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en este si la revocación que pretende realizar es total o parcial.
En la segunda hipótesis se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que CALYPSO DEL CARIBE establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
CALYPSO DEL CARIBE conservará de manera física o electrónica prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo realizada por el Titular de los Datos Personales.
CALYPSO DEL CARIBE suministrará la información correspondiente a los Datos Personales del Titular a las siguientes personas:
a) Los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales
b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
CALYPSO DEL CARIBE implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado.
8. TRANSFERENCIA Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, CALYPSO DEL CARIBE no realizará transferencia de datos personales de los Titulares a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección de datos. Para determinar si un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos, dicho país deberá cumplir con los estándares indicados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que dicha ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
9. VIGENCIA
CALYPSO DEL CARIBE conservará los datos personales de los titulares durante el tiempo en que dicha información se mantenga y se utilice para las finalidades previstas en este documento y mientras que no haya una solicitud de supresión por parte del Titular, salvo que exista una obligación legal de conservar dicha información.
CALYPSO DEL CARIBE se reserva la potestad de modificar el presente documento para adaptarlo a nuevos requerimientos legislativos, jurisprudenciales y técnicos.
La presente política entra en vigencia a partir del 10 de octubre de 2022.